Кадровые документы для сдачи в архив

Если Вам необходима помощь справочно-правового характера (у Вас сложный случай, и Вы не знаете как оформить документы, в МФЦ необоснованно требуют дополнительные бумаги и справки или вовсе отказывают), то мы предлагаем бесплатную юридическую консультацию:

  • Для жителей Москвы и МО - +7 (499) 653-60-72 Доб. 574
  • Санкт-Петербург и Лен. область - +7 (812) 426-14-07 Доб. 366

Поручить подготовку дел к передаче на государственное хранение ОСГ выгоднее, чем проводить подготовку самостоятельно, потому что мы сделаем это быстро и качественно, освободив вам время для других важных задач. Подготовка документов к передаче на государственное хранение Документы передаются на государственное хранение в двух случаях: Фондообразующие документы — документы, которые отражают материальную и духовную жизнь общества, имеют научное, социальное, экономическое, политическое, культурное значение, являются неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации. Фондообразующие документы хранят в федеральных, государственных, муниципальных архивах, утверждённых перечнем. Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте.

Поскольку кадровое делопроизводство — это своего рода производная от общего делопроизводства, каждому, кто работает с кадровой документацией, необходимо знать основы работы с документами, общие правила и требования. Поэтому мы начнем с некоторых базовых понятий.

Предлагаем статью на тему: "как происходит сдача документов в архив при ликвидации" с комментарием от профессионального юриста. Процедура передачи документов в архив является актуальной для любой организации, вне зависимости от вида ее собственности, направлений хозяйствования и стадии, на которой она находится. Документы, которые создаются в процессе предпринимательства, накапливаются. Даже в том случае, если они уже исполнены и не могут отразиться на дальнейшей деятельности компании, их необходимо хранить.

Подготовка кадровых документов к сдаче в архив

Этот этап условно можно разделить на несколько стадий:. Вышеперечисленные стадии проводятся не только в службе кадров, но и в других структурных подразделениях организации в соответствии с общими требованиями российского законодательства в сфере делопроизводства и архивного дела. Формирование дел в службе кадров.

Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел службы кадров. В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов, а также документы, подлежащие возврату.

Формирование дел в службе кадров осуществляется под непосредственным методическим руководством архива организации при его наличии и службы делопроизводства организации. При формировании дел по кадрам необходимо соблюдать следующие основные требования:. Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке или по алфавиту авторов или корреспондентов.

Приложения к документам независимо от даты их утверждения или составления присоединяются к документам, к которым они относятся. Приложения объемом свыше листов составляют отдельный том, о чем в документе делается отметка. Распорядительные документы в службе кадров группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

Положения о службе кадров, должностные инструкции, если они утверждены руководителем организации, группируются в самостоятельные дела. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по кадрам. Приказы по кадрам группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. Целесообразно при больших объемах документов приказы по кадрам, касающиеся различных сторон деятельности организации прием на работу, увольнение и перемещение, командировки, премирование и т.

Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления. Лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в порядке алфавита по фамилиям.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. Экспертиза ценности дел службы кадров. Экспертиза ценности дел проводится в службе кадров в два этапа:.

В результате экспертизы ценности все дела в службе кадров распределяются на три группы: постоянного срока хранения, длительного хранения свыше 10 лет , временного хранения до 10 лет включительно. Методическую и практическую помощь службе кадров при проведении работ по экспертизе ценности дел оказывают служба делопроизводства, архив и экспертная комиссия ЭК организации, которая направляет общий процесс экспертизы ценности дел в структурных подразделениях.

При подготовке дел к сдаче в архив или к последующему хранению в службе кадров экспертиза ценности дел проводится методом полистного просмотра дел. Не допускается проводить экспертизу ценности дел, просматривая только их заголовки. Особое внимание при проведении экспертизы ценности дел в службе кадров необходимо обращать на дела постоянного и длительного свыше 10 лет сроков хранения, так как именно эти дела подлежат передаче в архив организации.

Дела службы кадров временного до 10 лет включительно срока хранения в архив не передаются, хранятся в службе кадров и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению по установленным правилам.

Оформление дел в службе кадров. Оформление дел проводится работниками службы кадров при методической помощи архива организации. Служба кадров обязана сдавать в архив дела полностью оформленными.

Оформление дел в службе кадров постоянного и длительного свыше 10 лет сроков хранения включает следующие операции:. Дела временного до 10 лет включительно срока хранения:. В конце года в обложку дел пример оформления обложки дел приведен в приложении 1 вносятся следующие уточнения:. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них.

При подготовке дел к подшивке переплету металлические скрепления булавки, скрепки из документов удаляются. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы его, кроме листов заверительного и внутренней описи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста документов, черным графическим карандашом или нумератором.

Употребление чернил и цветных карандашей для нумерации листов запрещается. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации составляется лист-заверитель дела см. Лист-заверитель дела подписывается его составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Все последующие изменения в составе и состоянии дела повреждения, замена подлинных документов копиями, присоединение новых документов и т. Для учета документов определенных категорий дел постоянного и длительного свыше 10 лет сроков хранения составляется внутренняя опись документов дела.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме см. К внутренней описи дела составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Описание и уничтожение дел в службе кадров. На все завершенные в делопроизводстве службы кадров дела по личному составу постоянного и длительного свыше 10 лет сроков хранения составляется опись дел см. Документы по личному составу выделяются в особую группу, систематизируются обособленно и включаются в отдельную опись. Регистрационно-учетные формы документов по личному составу книги, журналы учета приказов о приеме, переводе, увольнении, личных карточек, личных дел, соглашений, контрактов и др.

Личные дела, если они передавались из одной организации в другую в связи с переводом сотрудников, включаются в документальный архивный фонд получившей их организации. На личные дела уволенных сотрудников может составляться отдельная опись. Дела по личному составу, как правило, систематизируются по хронологическому признаку. В архивах крупных организаций с большим количеством работников может использоваться структурно-хронологический принцип систематизации личных дел.

Личные дела и личные карточки уволенных сотрудников относятся к году увольнения и систематизируются в пределах каждой группы по алфавиту фамилий.

Опись дел службы кадров представляется в архив через год после завершения дел в делопроизводстве. Ответственность за своевременное и качественное составление описи дел службы кадров несет ее руководитель. Перед внесением заголовков дел в опись проверяются качество формирования и оформления дел, соответствие количества дел, вносимых в опись, количеству заведенных дел по номенклатуре дел службы кадров. При просмотре дел проверяются: соответствие заголовка дела содержанию документов в деле; правильность оформления и группировки документов, включенных в дело; качество подшивки или переплета дела; правильность нумерации листов дела; наличие в деле в необходимых случаях внутренней описи дела и ее правильность; правильность оформления обложки дела; наличие и правильность заверительного листа дела.

В случае обнаружения нарушений установленных правил формирования и оформления дел они должны быть устранены. При составлении описи дел службы кадров необходимо соблюдать следующие требования:. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи литерные номера дел и пропущенные номера.

Опись дел службы кадров подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с руководителем службы делопроизводства организации и утверждается руководителем службы кадров. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению производятся после составления годовых разделов сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЭК организации одновременно.

Одобренные ЭК организации акты утверждаются руководителем организации только после утверждения экспертно-проверочной комиссией ЭПК соответствующего учреждения государственной архивной службы описей дел постоянного хранения; после этого организация имеет право уничтожать дела, включенные в данные акты.

Дела включаются в акт о выделении их к уничтожению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января того года, в котором составлен акт.

Например, дела с трехлетним сроком хранения, законченные делопроизводством в г. Акт о выделении к уничтожению документов составляется, как правило, на дела всей организации. Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения.

Заголовки однородных дел, отобранных для уничтожения, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе. Организация, в процессе деятельности которой не создаются документы, подлежащие передаче на государственное хранение, составляет акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, и уничтожает документы, включенные в данные акты, по истечении сроков их хранения только после составления годовых разделов сводных описей дел по личному составу за соответствующий период и их утверждения руководителем организации.

Организация обязана систематически описывать документы по личному составу, обеспечивать их сохранность и учет. Обеспечение сохранности дел и передача дел в архив организации. С момента заведения и до передачи в архив документы хранятся по месту их формирования в дела, то есть в службе кадров.

Руководитель службы кадров и сотрудники, ответственные за документацию, обеспечивают сохранность документов и дел. Дела находятся в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются вертикально в запирающихся шкафах и столах, обеспечивающих полную сохранность документов.

В целях повышения оперативности поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел, копия которой помещается на дверце шкафа с внутренней стороны. На корешках обложек дел указываются номера дел по номенклатуре. Хранить документы в неприспособленных рабочих столах запрещается.

Выдача дел сторонним организациям производится с разрешения руководителя организации. На выданное дело заводится карта-заместитель дела или расписка. Изъятие документов из дел постоянных сроков хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя организации с обязательным оставлением в деле заверенной копии документа и акта об изъятии подлинника.

В архив передаются дела по личному составу. Их передача производится только по описям. Дела временного до 10 лет включительно хранения передаче в архив, как правило, не подлежат, они хранятся в службе кадров и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке. Они могут передаваться в архив только в исключительных случаях по решению руководителя организации. Передача их может осуществляться по номенклатуре дел.

Прием каждого дела производится заведующим специальным сотрудником архива лицом, ответственным за архив в присутствии работника службы кадров. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи сотрудника архива и лица, передавшего дела.

Кадровые документы: хранение и подготовка к сдаче в архив

Прежде всего, определимся со сроками. Если же по какой-то причине документы задерживаются в отделе кадров, этот момент нужно согласовывать с работниками архива дополнительно. При сдаче кадровых документов, таких важных, как личные дела сотрудников, кадровые учетные регистры, распоряжения по личному составу и прочих документов кадрового учета, должна проводиться архивная обработка в соответствии с требованиями законодательства. То есть, оформлением должны заниматься только квалифицированные сотрудники. Мы в facebook.

Кадровое делопроизводство с нуля. Примеры документов и образцы заполнения форм

В архивах организаций документы хранятся в течение определенных сроков, после чего они должны быть переданы на государственное хранение в государственные и муниципальные архивы. Федеральным законодательством определены предельные сроки хранения документов, включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации:. В случае ликвидации организации, документы постоянного срока хранения и поличному составу передаются в государственный муниципальный архив. Для негосударственных организаций, часть документов которых отнесена к составу Архивного фонда Российской Федерации, для такой передачи необходимо заключение договора с учреждением системы Федеральной архивной службы России. Если организация своевременно не заключила договор с архивом, то в этом случае государственный муниципальный архив обязан принять на хранение только документы по личному составу работников организации. Место хранения остальных документов определятся председателем ликвидационной комиссии или конкурсным управляющим. В каждой организации в течение года образуется определенное количество дел.

Какие кадровые документы сдают в архив

Этот этап условно можно разделить на несколько стадий:. Вышеперечисленные стадии проводятся не только в службе кадров, но и в других структурных подразделениях организации в соответствии с общими требованиями российского законодательства в сфере делопроизводства и архивного дела. Формирование дел в службе кадров. Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел службы кадров. В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов, а также документы, подлежащие возврату. Формирование дел в службе кадров осуществляется под непосредственным методическим руководством архива организации при его наличии и службы делопроизводства организации. При формировании дел по кадрам необходимо соблюдать следующие основные требования:. Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке или по алфавиту авторов или корреспондентов. Приложения к документам независимо от даты их утверждения или составления присоединяются к документам, к которым они относятся.

Как происходит сдача документов в архив при ликвидации

Законодательство обязывает фирму принимать меры к хранению документов, которые образуются в ее деятельности. Так, документы по личному составу, С которыми работает , должны храниться в течение 75 лет после увольнения сотрудника п. А распоряжение Правительства РФ от 21 марта г. В них должны быть прописаны все вопросы, касающиеся учета и сохранности документов по личному составу и своевременной передачи их на хранение в случае ликвидации юридического лица. Поэтому в любой фирме должен быть разработан комплекс мер, которые обеспечивают условия хранения документов.

Подготовка документов к передаче в архив Хранение документов в архиве В архивах организаций документы хранятся в течение определенных сроков, после чего они должны быть переданы на государственное хранение в государственные и муниципальные архивы. Федеральным законодательством определены предельные сроки хранения документов, включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации: В случае ликвидации организации, документы постоянного срока хранения и поличному составу передаются в государственный муниципальный архив.

Сдача документов на хранение в государственные архивы при ликвидации либо банкротстве организации Сдача документов на хранение в государственный архив при ликвидации негосударственных организаций, а так же в результате банкротства, является основной деятельностью нашей компании. Большой опыт работы архивистов нашей компании, в том числе благодаря налаженным контактам в ведомственных и муниципальных архивах, позволяет нам сдавать в архив документы оперативно и на выгодных для наших клиентов условиях!

Подготовка дел службы кадров к передаче в архив организации

Акция месяца 8 88 Какие из них можно уничтожить, какие надо хранить, в каких условиях - обо всем этом нам рассказал Б. Какие из них можно уничтожить, какие надо хранить, в каких условиях - обо всем этом нам рассказал Борис АЛЬБРЕХТ , заместитель начальника отдела комплектования, ведомственных архивов и делопроизводства Федеральной архивной службы России. Иногда по незнанию или недоразумению могут быть уничтожены документы, являющиеся единственным свидетельством для исчисления трудового стажа. Многим ли известно, как и где должны храниться подобные им кадровые документы? Прежде всего необходимо уточнить, какие виды и разновидности документов относятся к общей категории документов по личному составу.

Кадровые документы для сдачи в городской архив

.

Сдача кадровых документов в архив

.

Кадровое делопроизводство: правила хранения и уничтожения кадровой документации

.

.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Комментариев: 2
  1. senenetconp88

    Татьяна ПаньковаНу ну,сказки

  2. Лукерья

    Я бы к нему домой пришло и спросил откуда бабло

Добавить комментарий

Отправляя комментарий, вы даете согласие на сбор и обработку персональных данных